• Sie wollen Produkte neu im österreichischen Pharmamarkt einführen und dafür die Pharmazentralnummern bekommen?
• Sie wollen Änderungen zu in unserem Artikelstamm vorhandenen Produkten melden?
Hier erfahren Sie, welche Schritte dafür nötig sind und welche Unterlagen wir bereitstellen.
Allgemeines
DATACARE pflegt die Artikelstammdaten in Kooperation mit der
Österreichischen Apotheker-Verlagsgesellschaft m.b.H. (in der Folge kurz
'Apotheker-Verlag' genannt). Für die Präsenz im sog. Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags müssen Sie Ihre Daten dort gesondert im 'Warenverzeichnis-online' pflegen
(nähere Informationen dazu finden Sie auf der Webseite des Apotheker-Verlags unter dem
Stichwort 'Warenverzeichnis'). Der Apotheker-Verlag verteilt die Warenverzeichnis-Daten monatlich (z.B. an Apotheken).
Eine Meldung Ihrer Daten an DATACARE hat folgende Vorteile:
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Sie bekommen unmittelbar die Pharmazentralnummern der von Ihnen gemeldeten neuen
Produkte mitgeteilt und können auf diese in Gesprächen mit dem
Pharmagroßhandel referenzieren.
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Der Pharmagroßhandel bekommt täglich die Daten von DATACARE, d.h. die von Ihnen
gemeldeten Daten sind am nächsten oder an dem von Ihnen gewünschten Tag beim
gesamten österreichischen vollsortierten Pharmagroßhandel verfügbar (z.B.
für Bestellungen).
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Der Pharmagroßhandel benötigt Informationen (z.B. Mindestbestellmenge,
Lieferantenartikelnummer usw.), die im Warenverzeichnis nicht vorhanden sind. Eine
einmalige Meldung dieser Daten an DATACARE erspart Ihnen Rückfragen von den
einzelnen Pharmagroßhändlern.
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Wenn Sie Ihre Daten nur im Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags melden, bekommt DATACARE
diese im Rahmen der Kooperation ebenfalls zur Verteilung, jedoch aufgrund des
monatlichen Rhythmus des Apotheker-Verlags eventuell mit einer entsprechenden
Zeitverzögerung.
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Hinweis: Falls es sich beim Produkt um ein in Österreich zugelassenes Arzneimittel
handelt, müssen die Datenmeldungen primär an den Apotheker-Verlag erfolgen.
Neuanlagen
Wenn Sie ein oder mehrere Produkte neu melden wollen, verwenden Sie dazu bitte unser
Meldeformular im EXCEL-Format.
Senden Sie das ausgefüllte Formular per EMail (Anlage) mit Ihren Kontaktdaten an
info@datacare.at.
Eventuell werden sich unsere MitarbeiterInnen bei Ihnen melden, falls es noch Fragen zu Ihren
Angaben gibt. Als Anwort auf Ihr EMail erhalten Sie die Pharmazentralnummern der neu angelegten
Produkte.
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Erklärungen zum Meldeformular für Neuanlagen:
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schließen
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Artikeldaten
Falls Sie einen einzelnen Artikel zur Neuanlage melden wollen, verwenden Sie dazu
bitte das entsprechende Arbeitsblatt (Sie finden dazu auch ein Musterbeispiel als
zusätzliche Eingabehilfe). Wenn Sie mehrere Artikel zur Neuanlage melden wollen,
steht Ihnen dafür ein spezielles Arbeitsblatt zur Verfügung, in dem Sie die
Daten in tabellarischer Form eingeben können.
Hier finden Sie eine detaillierte Erklärung zu den einzelnen Feldern im
Meldeformular:
| Warenverzeichnis |
Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn die Daten auch im Warenverzeichnis des
Apotheker-Verlags (wie oben unter 'Allgemeines' beschrieben) gemeldet werden.
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| Artikelbezeichnung |
Geben Sie hier möglichst genau die von Ihnen verwendete
Artikelbezeichnung an. Beachten Sie bitte, dass DATACARE für die
Artikelbezeichnung 28 Stellen zur Verfügung hat und Ihre Angaben
gemäß der Textierungsregeln des Pharmagroßhandels eventuell
entsprechend abkürzen wird.
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| Menge |
Gemeinsam mit dem folgenden Feld EH (Einheit) zu sehen - Angabe der
Menge in der durch den Artikel beschriebenen Packung.
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| EH |
Gemeinsam mit dem vorigen Feld Menge zu sehen - Angabe der
Mengeneinheit des Artikels (z.B. Stück, Gramm, Milliliter usw.).
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| Lief-Artnr |
Lieferanten-Artikelnummer - Angabe der Nummer, unter welcher der
Artikel bei Ihnen identifiziert ist.
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| EP |
Firmenabgabepreis, Einkaufspreis des Pharmagroßhandels - Angabe
des Listenpreises ohne Mehrwertsteuer, zu dem der Pharmagroßhandel das
Produkt bei Ihnen beziehen kann.
Hinweis: Bei Warenverzeichnis 3 und dem Ergänzungssortiment muss dieser Preis
nicht angegeben werden. Im Falle dieser 2 Verzeichnisse ist der
eingetragene Wert nur als Richtpreis zu verstehen und wird
von jedem Großhändler separat verhandelt.
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| AEP |
Apothekeneinstandspreis - Angabe des Listenpreises ohne Mehrwertsteuer,
zu dem das Produkt vom Pharmagroßhandel an dessen Kunden (z.B. Apotheken)
abgegeben wird.
Hinweis: Bei Arzneimitteln errechnet sich der AEP fix auf Basis des EPs.
Hinweis: Bei Warenverzeichnis 3 und dem Ergänzungssortiment ist dieser Preis anzugeben.
Dieser Preis ist als Richtpreis zu verstehen.
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| AVP |
Apothekenverkaufspreis - Angabe des unverbindlich empfohlenen
Verkaufspreises inklusive Mehrwertsteuer, zu dem das Produkt vom Einzelhandel
(z.B. Apotheke) an den Endverbraucher abgegeben wird.
Hinweis: Bei Arzneimitteln errechnet sich der AVP fix auf Basis des EPs.
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| MWSt |
Mehrwertsteuersatz gemäß österreichischem Recht (20%, 10%
bzw. 13%).
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| Einstufung Medizinprodukt |
Geben Sie hier ein 'N' an, wenn es sich beim Artikel um kein
Medizinprodukt handelt bzw. verwenden Sie eine der vorgegebenen
Klassenkennungen (A bis J), wenn der Artikel ein Medizinprodukt
ist.
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| Ablauf |
Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn der Artikel ein Ablaufdatum unter
24 Monaten hat.
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| NEM / LM / KOSM |
Angabe einer Produktkategorisierung, die spezielle Vorgänge beim
Pharmagroßhandel auslöst:
| NEM |
Nahrungsergänzungsmittel
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| LM |
Lebensmittel
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| KOSM |
Kosmetikum (laut EU-Kosmetikverordnung)
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| HCR |
Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn für den Artikel die
Health Claims-Verordnung relevant ist.
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| BIO |
Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn es sich um ein Lebensmittel mit EU-Bio-Logo
handelt (Bio-Kosmetika sind hier nicht zu kennzeichnen).
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| Apo-Pflicht |
Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn der Artikel nur in Apotheken abgegeben
werden darf oder wenn Sie ihn exklusiv über Apotheken anbieten.
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| Mind-Bestmge |
Angabe der Mindestbestellmenge des Artikels bei Ihnen (bzw. der
kleinsten Überverpackungseinheit).
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| Lager-Hinweis |
Angabe, ob für den Artikel spezielle Lagerungsbedingungen gelten
| K |
kühl lagern (8° bis 15°)
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| E |
im Kühlschrank lagern (2° bis 8°)
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| T |
tiefgekühlt lagern (-15° bis 0°)
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| EAN |
Angabe des Strichcodes, der am Produkt aufgebracht ist (kann sein
EAN-8, EAN-13, deutscher PZN-Code, UPC-A).
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| Gefahr-KZ |
Angabe des Gefahren-Kennzeichens, falls es sich beim Artikel um ein
Gefahrgut mit Sicherheitsdatenblatt handelt.
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| nicht über GH |
Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn der Artikel von Ihnen nicht über
den Pharmagroßhandel vertrieben wird (Direktabgabe an Einzelhandel).
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| Sonstiges |
Hier können Sie auf Wunsch zusätzliche Angaben zum Produkt machen,
die durch die restlichen Felder nicht abgedeckt sind.
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| Lieferbar |
Hier können Sie ein Datum eintragen, ab wann der Artikel für
den Pharmagroßhandel verfügbar ist (keine Angabe = ab sofort).
DATACARE wird die Daten erst zu dem hier angegebenen Termin an den
Pharmagroßhandel weitergeben.
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| Lieferanten-Code |
Angabe Ihres 5-stelligen Lieferanten-Codes, der Ihnen bereits
früher von DATACARE oder vom Apotheker-Verlag zugeordnet wurde. Haben Sie
noch keinen Code, füllen Sie bitte das Lieferanten-Datenblatt in der
EXCEL-Tabelle aus (siehe unten).
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| Hersteller-Code |
Angabe des 5-stelligen Hersteller-Codes, falls das Produkt nicht von
Ihnen selbst erzeugt wird. Ist Ihnen der Code nicht bekannt, füllen Sie
bitte das Lieferanten-Datenblatt in der EXCEL-Tabelle aus (siehe unten).
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Lieferanten-/Herstellerdaten
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DATACARE und der Apotheker-Verlag vergeben für alle Lieferanten bzw.
Hersteller von Produkten im Pharmabereich 5-stellige Codes, die von beiden in
gleicher Form verwendet werden. Wenn Sie noch keinen Code für den
Lieferant bzw. Hersteller der neuen Produkte haben, können Sie die
Firmendaten in einem eigenen Arbeitsblatt eingeben:
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| Firma |
Offizielle Firmenbezeichnung laut Firmenbuch.
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| Adressdaten |
Adresse bestehend aus Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl (inklusive
Länderkennung bei Nicht-Österreichern) und Ort.
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| Kommunikationsdaten |
Telefonnummer, FAX-Nummer, EMail-Adresse sowie Webseite (falls vorhanden).
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| UID-Nummer |
Bei Firmen aus dem EU-Raum bitte unbedingt immer angeben.
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DATACARE vergibt anschließend in Abstimmung mit dem Apotheker-Verlag
einen neuen Code, den Sie in Zukunft für Ihre Meldungen verwenden
können.
Als zusätzliche Eingabehilfe finden Sie auch hier ein Musterbeispiel in
der EXCEL-Tabelle.
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Sonstige Angaben
In einem speziellen Arbeitsblatt sind die Allgemeinen Bedingungen
festgehalten, die Sie mit der Übersendung des Meldeformulars bestätigen:
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Das/die angeführte(n) Produkt(e) entspricht/entsprechen den
österreichischen Rechtsvorschriften.
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| - |
Sie sind als Hersteller/Lieferant berechtigt, das/die angeführte(n)
Produkt(e) am österreichischen Markt, insbesonders dem
österreichischen Pharmagroßhandel, anzubieten.
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Auf zwei weiteren Arbeitsblättern finden Sie Informationen betreffend den
Apotheker-Verlag:
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Kontaktdaten,
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| - |
Redaktionsschluss-Termine für das Warenverzeichnis.
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Änderungen
Zur Übermittlung von Änderungsdaten an DATACARE ist kein Meldeformular wie bei den
Neuanlagen vorgesehen. Senden Sie die Daten in maschinenlesbarer Form (z.B. EXCEL-Tabelle
mit den zu ändernden Feldern, Preisliste usw.) per EMail (Anlage) an
info@datacare.at, DATACARE wird
diese als Basis für die Durchführung der Änderungen entsprechend aufbereiten.
Um eventuelle Fehler zu vermeiden und den Änderungsaufwand zu minimieren, sollten die
Artikel in Ihren Unterlagen immer mit der Pharmazentralnummer identifiziert sein.
Übermitteln Sie Ihre Unterlagen bitte zeitgerecht (wenn möglich nicht am letzten
Tag), DATACARE wird bei der Aufbereitung der Änderungen Ihre Terminangaben
berücksichtigen (z.B. Gültigkeit von Preisen).
DATACARE stellt Ihnen auf Anfrage auch gerne eine EXCEL-Auswertung mit Ihren Artikeln und
wählbaren Datenfeldern zur Verfügung, die Sie als Basis für Ihre
Änderungsmeldung verwenden können.
Vergessen Sie bitte auch nicht, DATACARE zu informieren, wenn Produkte von Ihnen nicht mehr
erhältlich sind. Die entsprechende Information in unserem Stamm erspart Unklarheiten und
Rückfragen am Markt (Kunde-Apotheke-Pharmagroßhandel-Lieferant).
ACHTUNG: Wenn Produkte, zu denen Sie Änderungen an DATACARE melden, auch im
Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags gelistet sind, müssen Sie diese Änderungen auch
dort in der Online-Wartung des Apotheker-Verlags einpflegen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang
die Redaktionsschluss-Termine für die monatlichen Datenänderungen des
Apotheker-Verlags. Wenn Sie die Änderungen nicht zeitgerecht auch an den Apotheker-Verlag
melden, weichen die Daten des Pharmagroßhandels und der Empfänger der Daten des
Apotheker-Verlags (z.B. Apotheken) voneinander ab (z.B. Preisänderungen).
Hinweise
Im Zusammenhang mit der Datenpflege im Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags ist die
Berücksichtigung der Redaktionsschluss-Termine wichtig. Alle Neuanlagen und
Änderungen, die in einem Monat zu spät (nach dem Redaktionsschluss) beim
Apotheker-Verlag gemeldet werden, sind erst zum übernächsten Monatsersten im
Warenverzeichnis ersichtlich.
Die aktuellen Termine finden Sie hier oder auf der Webseite des
Apotheker-Verlags unter dem Menüpunkt 'Warenverzeichnis'.
Sollen Ihre Neuanlagen/Änderungen am nächsten Tag beim Pharmagroßhandel
aktiviert werden, müssen die Unterlagen Montag bis Donnerstag um spätestens
14:00 Uhr und Freitag um spätestens 11:00 Uhr bei DATACARE einlangen.
Falls Sie zusätzliche Informationen zu den Themen 'Datenpflege' bzw. 'Meldewesen'
benötigen,
kontaktieren Sie uns bitte, unsere MitarbeiterInnen werden Sie gerne beraten.
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