DATACARE Datenpflege des Pharmagroßhandels GesmbH
A-1230 Wien, Anton Baumgartner Straße 125/2A/2.02
Tel: +43-1-997 10 26
info@datacare.at
 


Meldewesen
 

•   Sie wollen Produkte neu im österreichischen Pharmamarkt einführen und dafür die Pharmazentralnummern bekommen?
•   Sie wollen Änderungen zu in unserem Artikelstamm vorhandenen Produkten melden?
 
Hier erfahren Sie, welche Schritte dafür nötig sind und welche Unterlagen wir bereitstellen.
 
Allgemeines
 
DATACARE pflegt die Artikelstammdaten in Kooperation mit der Österreichischen Apotheker-Verlagsgesellschaft m.b.H. (in der Folge kurz 'Apotheker-Verlag' genannt). Für die Präsenz im sog. Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags müssen Sie Ihre Daten dort gesondert im 'Warenverzeichnis-online' pflegen (nähere Informationen dazu finden Sie auf der Webseite des Apotheker-Verlags unter dem Stichwort 'Warenverzeichnis'). Der Apotheker-Verlag verteilt die Warenverzeichnis-Daten monatlich (z.B. an Apotheken).
 
Eine Meldung Ihrer Daten an DATACARE hat folgende Vorteile:
- Sie bekommen unmittelbar die Pharmazentralnummern der von Ihnen gemeldeten neuen Produkte mitgeteilt und können auf diese in Gesprächen mit dem Pharmagroßhandel referenzieren.
- Der Pharmagroßhandel bekommt täglich die Daten von DATACARE, d.h. die von Ihnen gemeldeten Daten sind am nächsten oder an dem von Ihnen gewünschten Tag beim gesamten österreichischen vollsortierten Pharmagroßhandel verfügbar (z.B. für Bestellungen).
- Der Pharmagroßhandel benötigt Informationen (z.B. Mindestbestellmenge, Lieferantenartikelnummer usw.), die im Warenverzeichnis nicht vorhanden sind. Eine einmalige Meldung dieser Daten an DATACARE erspart Ihnen Rückfragen von den einzelnen Pharmagroßhändlern.
- Wenn Sie Ihre Daten nur im Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags melden, bekommt DATACARE diese im Rahmen der Kooperation ebenfalls zur Verteilung, jedoch aufgrund des monatlichen Rhythmus des Apotheker-Verlags eventuell mit einer entsprechenden Zeitverzögerung.
 
Hinweis: Falls es sich beim Produkt um ein in Österreich zugelassenes Arzneimittel handelt, müssen die Datenmeldungen primär an den Apotheker-Verlag erfolgen.
 
Neuanlagen
 
Wenn Sie ein oder mehrere Produkte neu melden wollen, verwenden Sie dazu bitte unser Meldeformular im EXCEL-Format.
Senden Sie das ausgefüllte Formular per EMail (Anlage) mit Ihren Kontaktdaten an
info@datacare.at.
Eventuell werden sich unsere MitarbeiterInnen bei Ihnen melden, falls es noch Fragen zu Ihren Angaben gibt. Als Anwort auf Ihr EMail erhalten Sie die Pharmazentralnummern der neu angelegten Produkte.
 
 
Meldeformular:
 
» MeldeFormularDC.xls 117.248 Bytes  
 
 
Erklärungen zum Meldeformular für Neuanlagen: « schließen
 
 
 
Artikeldaten
 
Falls Sie einen einzelnen Artikel zur Neuanlage melden wollen, verwenden Sie dazu bitte das entsprechende Arbeitsblatt (Sie finden dazu auch ein Musterbeispiel als zusätzliche Eingabehilfe). Wenn Sie mehrere Artikel zur Neuanlage melden wollen, steht Ihnen dafür ein spezielles Arbeitsblatt zur Verfügung, in dem Sie die Daten in tabellarischer Form eingeben können.
Hier finden Sie eine detaillierte Erklärung zu den einzelnen Feldern im Meldeformular:
 
Warenverzeichnis Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn die Daten auch im Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags (wie oben unter 'Allgemeines' beschrieben) gemeldet werden.
Artikelbezeichnung Geben Sie hier möglichst genau die von Ihnen verwendete Artikelbezeichnung an. Beachten Sie bitte, dass DATACARE für die Artikelbezeichnung 28 Stellen zur Verfügung hat und Ihre Angaben gemäß der Textierungsregeln des Pharmagroßhandels eventuell entsprechend abkürzen wird.
Menge Gemeinsam mit dem folgenden Feld EH (Einheit) zu sehen - Angabe der Menge in der durch den Artikel beschriebenen Packung.
EH Gemeinsam mit dem vorigen Feld Menge zu sehen - Angabe der Mengeneinheit des Artikels (z.B. Stück, Gramm, Milliliter usw.).
Lief-Artnr Lieferanten-Artikelnummer - Angabe der Nummer, unter welcher der Artikel bei Ihnen identifiziert ist.
EP Firmenabgabepreis, Einkaufspreis des Pharmagroßhandels - Angabe des Listenpreises ohne Mehrwertsteuer, zu dem der Pharmagroßhandel das Produkt bei Ihnen beziehen kann.
Hinweis: Bei Warenverzeichnis 3 und dem Ergänzungssortiment muss dieser Preis nicht angegeben werden. Im Falle dieser 2 Verzeichnisse ist der eingetragene Wert nur als Richtpreis zu verstehen und wird von jedem Großhändler separat verhandelt.
AEP Apothekeneinstandspreis - Angabe des Listenpreises ohne Mehrwertsteuer, zu dem das Produkt vom Pharmagroßhandel an dessen Kunden (z.B. Apotheken) abgegeben wird.
Hinweis: Bei Arzneimitteln errechnet sich der AEP fix auf Basis des EPs.
Hinweis: Bei Warenverzeichnis 3 und dem Ergänzungssortiment ist dieser Preis anzugeben. Dieser Preis ist als Richtpreis zu verstehen.
AVP Apothekenverkaufspreis - Angabe des unverbindlich empfohlenen Verkaufspreises inklusive Mehrwertsteuer, zu dem das Produkt vom Einzelhandel (z.B. Apotheke) an den Endverbraucher abgegeben wird.
Hinweis: Bei Arzneimitteln errechnet sich der AVP fix auf Basis des EPs.
MWSt Mehrwertsteuersatz gemäß österreichischem Recht (20%, 10% bzw. 13%).
Einstufung Medizinprodukt Geben Sie hier ein 'N' an, wenn es sich beim Artikel um kein Medizinprodukt handelt bzw. verwenden Sie eine der vorgegebenen Klassenkennungen (A bis J), wenn der Artikel ein Medizinprodukt ist.
Ablauf Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn der Artikel ein Ablaufdatum unter 24 Monaten hat.
NEM / LM / KOSM Angabe einer Produktkategorisierung, die spezielle Vorgänge beim Pharmagroßhandel auslöst:
NEM Nahrungsergänzungsmittel
LM Lebensmittel
KOSM Kosmetikum (laut EU-Kosmetikverordnung)
HCR Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn für den Artikel die Health Claims-Verordnung relevant ist.
BIO Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn es sich um ein Lebensmittel mit EU-Bio-Logo handelt (Bio-Kosmetika sind hier nicht zu kennzeichnen).
Apo-Pflicht Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn der Artikel nur in Apotheken abgegeben werden darf oder wenn Sie ihn exklusiv über Apotheken anbieten.
Mind-Bestmge Angabe der Mindestbestellmenge des Artikels bei Ihnen (bzw. der kleinsten Überverpackungseinheit).
Lager-Hinweis Angabe, ob für den Artikel spezielle Lagerungsbedingungen gelten
K kühl lagern (8° bis 15°)
E im Kühlschrank lagern (2° bis 8°)
T tiefgekühlt lagern (-15° bis 0°)
EAN Angabe des Strichcodes, der am Produkt aufgebracht ist (kann sein EAN-8, EAN-13, deutscher PZN-Code, UPC-A).
Gefahr-KZ Angabe des Gefahren-Kennzeichens, falls es sich beim Artikel um ein Gefahrgut mit Sicherheitsdatenblatt handelt.
nicht über GH Geben Sie hier ein 'ja' an, wenn der Artikel von Ihnen nicht über den Pharmagroßhandel vertrieben wird (Direktabgabe an Einzelhandel).
Sonstiges Hier können Sie auf Wunsch zusätzliche Angaben zum Produkt machen, die durch die restlichen Felder nicht abgedeckt sind.
Lieferbar Hier können Sie ein Datum eintragen, ab wann der Artikel für den Pharmagroßhandel verfügbar ist (keine Angabe = ab sofort). DATACARE wird die Daten erst zu dem hier angegebenen Termin an den Pharmagroßhandel weitergeben.
Lieferanten-Code Angabe Ihres 5-stelligen Lieferanten-Codes, der Ihnen bereits früher von DATACARE oder vom Apotheker-Verlag zugeordnet wurde. Haben Sie noch keinen Code, füllen Sie bitte das Lieferanten-Datenblatt in der EXCEL-Tabelle aus (siehe unten).
Hersteller-Code Angabe des 5-stelligen Hersteller-Codes, falls das Produkt nicht von Ihnen selbst erzeugt wird. Ist Ihnen der Code nicht bekannt, füllen Sie bitte das Lieferanten-Datenblatt in der EXCEL-Tabelle aus (siehe unten).
 
 
 
Lieferanten-/Herstellerdaten
 
DATACARE und der Apotheker-Verlag vergeben für alle Lieferanten bzw. Hersteller von Produkten im Pharmabereich 5-stellige Codes, die von beiden in gleicher Form verwendet werden. Wenn Sie noch keinen Code für den Lieferant bzw. Hersteller der neuen Produkte haben, können Sie die Firmendaten in einem eigenen Arbeitsblatt eingeben:
Firma Offizielle Firmenbezeichnung laut Firmenbuch.
Adressdaten Adresse bestehend aus Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl (inklusive Länderkennung bei Nicht-Österreichern) und Ort.
Kommunikationsdaten Telefonnummer, FAX-Nummer, EMail-Adresse sowie Webseite (falls vorhanden).
UID-Nummer Bei Firmen aus dem EU-Raum bitte unbedingt immer angeben.
DATACARE vergibt anschließend in Abstimmung mit dem Apotheker-Verlag einen neuen Code, den Sie in Zukunft für Ihre Meldungen verwenden können.
Als zusätzliche Eingabehilfe finden Sie auch hier ein Musterbeispiel in der EXCEL-Tabelle.
 
 
 
Sonstige Angaben
 
In einem speziellen Arbeitsblatt sind die Allgemeinen Bedingungen festgehalten, die Sie mit der Übersendung des Meldeformulars bestätigen:
- Das/die angeführte(n) Produkt(e) entspricht/entsprechen den österreichischen Rechtsvorschriften.
- Sie sind als Hersteller/Lieferant berechtigt, das/die angeführte(n) Produkt(e) am österreichischen Markt, insbesonders dem österreichischen Pharmagroßhandel, anzubieten.
 
Auf zwei weiteren Arbeitsblättern finden Sie Informationen betreffend den Apotheker-Verlag:
- Kontaktdaten,
- Redaktionsschluss-Termine für das Warenverzeichnis.
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Änderungen
 
Zur Übermittlung von Änderungsdaten an DATACARE ist kein Meldeformular wie bei den Neuanlagen vorgesehen. Senden Sie die Daten in maschinenlesbarer Form (z.B. EXCEL-Tabelle mit den zu ändernden Feldern, Preisliste usw.) per EMail (Anlage) an info@datacare.at, DATACARE wird diese als Basis für die Durchführung der Änderungen entsprechend aufbereiten. Um eventuelle Fehler zu vermeiden und den Änderungsaufwand zu minimieren, sollten die Artikel in Ihren Unterlagen immer mit der Pharmazentralnummer identifiziert sein. Übermitteln Sie Ihre Unterlagen bitte zeitgerecht (wenn möglich nicht am letzten Tag), DATACARE wird bei der Aufbereitung der Änderungen Ihre Terminangaben berücksichtigen (z.B. Gültigkeit von Preisen).
 
DATACARE stellt Ihnen auf Anfrage auch gerne eine EXCEL-Auswertung mit Ihren Artikeln und wählbaren Datenfeldern zur Verfügung, die Sie als Basis für Ihre Änderungsmeldung verwenden können.
 
Vergessen Sie bitte auch nicht, DATACARE zu informieren, wenn Produkte von Ihnen nicht mehr erhältlich sind. Die entsprechende Information in unserem Stamm erspart Unklarheiten und Rückfragen am Markt (Kunde-Apotheke-Pharmagroßhandel-Lieferant).
 
ACHTUNG: Wenn Produkte, zu denen Sie Änderungen an DATACARE melden, auch im Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags gelistet sind, müssen Sie diese Änderungen auch dort in der Online-Wartung des Apotheker-Verlags einpflegen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Redaktionsschluss-Termine für die monatlichen Datenänderungen des Apotheker-Verlags. Wenn Sie die Änderungen nicht zeitgerecht auch an den Apotheker-Verlag melden, weichen die Daten des Pharmagroßhandels und der Empfänger der Daten des Apotheker-Verlags (z.B. Apotheken) voneinander ab (z.B. Preisänderungen).
 
Hinweise
 
Im Zusammenhang mit der Datenpflege im Warenverzeichnis des Apotheker-Verlags ist die Berücksichtigung der Redaktionsschluss-Termine wichtig. Alle Neuanlagen und Änderungen, die in einem Monat zu spät (nach dem Redaktionsschluss) beim Apotheker-Verlag gemeldet werden, sind erst zum übernächsten Monatsersten im Warenverzeichnis ersichtlich.
Die aktuellen Termine finden Sie
hier oder auf der Webseite des Apotheker-Verlags unter dem Menüpunkt 'Warenverzeichnis'.
 
Sollen Ihre Neuanlagen/Änderungen am nächsten Tag beim Pharmagroßhandel aktiviert werden, müssen die Unterlagen Montag bis Donnerstag um spätestens 14:00 Uhr und Freitag um spätestens 11:00 Uhr bei DATACARE einlangen.
 
Falls Sie zusätzliche Informationen zu den Themen 'Datenpflege' bzw. 'Meldewesen' benötigen, kontaktieren Sie uns bitte, unsere MitarbeiterInnen werden Sie gerne beraten.
 
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